Нотация IDEF0 и еще раз про построение структуры бизнес-процессов компании. (часть 1)

8 мифов о бизнес-процессах.
September 12, 2014
Нотация IDEF0 и еще раз про построение структуры бизнес-процессов компании. (Часть 2)
October 3, 2014
Показать все

Нотация IDEF0 и еще раз про построение структуры бизнес-процессов компании. (часть 1)

Нотация IDEF0 и еще раз про построение структуры бизнес-процессов компании. (часть 1).

В этой статье я на примерах разберу основные положения нотации IDEF0. Кто хочет детально изучить нотацию может обратиться к документу «РД IDEF 0 – 2000», принятый Госстандартом России (ссылка на регламент IDEF0), который занимает 75 страниц, или посетить сайт www.idef.com.  Я же попытаюсь помочь понять суть нотации и сориентироваться в ее нужности к применению. Кроме того при разборе  примеров для описания нотации  я еще немного  расскажу о построении структуры бизнес-процессов предприятия и поделюсь несколькими приемами ее построения.

Нотация была предложена более 20 лет назад товарищем Дугласом Россом и называлась первоначально SADT – Structured Analysis and Design Technique. Затем это дело Пентагон использовал в рамках программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing), а в дальнейшем это подмножество SADT было принято в США в качестве федерального стандарта под именем IDEF0.

Данная нотация предназначена  для описания структуры бизнес-процессов компании, с довольно большой степенью детализации, но не описывает собственно потоки выполнения работ – для этого существует другие нотации, например IDEF3.

Начинается модель с контекстной диаграммы. В одной модели может быть только одна контекстная диаграмма. Это самая контекстная диаграмма представляет собой самый верх структуры процессов. Это общее описание системы и описание ее взаимодействия с внешней средой, т.е. определяет контекст описания, за что так и называется. И описывается это взаимодействие отображением различных потоков, которыми система обменивается с внешней средой в ходе своей деятельности.

i1

Рисунок 1. Контекстная диаграмма.

В статье для примера будет построена часть схемы процессов логистического центра. В качестве контекстной диаграммы, т.е. в качестве системы для описания, выбран процесс по выполнению заявок клиентов по доставке товаров. Так как товар хранится на складе, то перед отгрузкой его надо еще и скомплектовать. Суть процесса примерно следующая. Клиенты ранее передали товар на склад на хранение. Внутренние клиенты (цеха, отдел закупок, отдел продаж или еще кто-то) или внешние клиенты – не имеет значение. Теперь клиенты присылают заявки на отгрузку и доставку товара в точки разгрузки. И комплектация, и отгрузка, и доставка производятся силами логистического центра. При этом клиенты должны получать необходимую информацию для отслеживания статуса выполнения своих заявок, а также о возможных сбоях и нарушениях.

С точки зрения построения структуры бизнес-процессов всей компании (логистического центра) мы не описываем всю систему процессов, а выбрали в качестве стартовой площадки часть цепочки создания ценности,  упустив как ее остальные части (доставку товара на склад, хранение), так и различные управленческие и вспомогательные процессы. Такой подход удобен тем, что упрощает и ускоряет описание именно этого процесса, и в случае, если в дальнейшем удастся достигнуть успеха в использовании процессного подхода в этой области деятельности, то будет больше стимулов мотивировать компанию на масштабирование процессного подхода на всю деятельность. Тем более что уже будет получен определенный опыт, накоплены необходимые знания. Минусы в том, что при этом могут быть пропущены некоторые важные входы и выходы, которые потом придется добавлять на схему, что вызовет необходимость перекраивать процесс. Кроме того возможны проблемы с автоматизацией. Как в минимум именно в таком виде деятельности (складская и транспортная логистика) или аналогичном. Так как не эффективно, а порой и  невозможно,  заниматься «кусочечной» автоматизацией всего сложного программного комплекса, применяемого на больших складах, транспортных системах, производствах и т.д. Любые более-менее крупные изменения  в одной ее части, обслуживающей описываемый процесс, скорее всего, вызовут изменения и в частях, связанных с другими процессами. В данном примере попытка улучшить работу WMS (системы управления складом) в части отгрузки «заденет» и другие части программы.

Еще одно отступление  – в первой серии рисунков с примерами умышленно внесены некоторые ошибки, если внимательный или тем более сведущий читатель их заметит, не ругайтесь – так надо.

Вернемся к IDEF0. В нотации используется два типа объектов: работы и стрелки. Работы – это процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют конкретные результаты. Здесь и далее будет использоваться термин «работа» как синоним терминов процесс или функция. Все работы должны быть названы, для чего используются либо глаголы, либо отглагольные существительные. Работы на схеме обозначаются прямоугольниками. По сути, контекстная диаграмма – содержит одну работу высшего уровня. Эта работа (процесс) высшего уровня может быть декомпозирована на родственные работы, для которых она будет являться родительской работой. Родственные работы также могут декомпозированы. Схема, на которой отображены декомпозированные работы, называется диаграммой декомпозиции.

i2

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции верхнего уровня

На диаграмме декомпозиции может быть размещено от 2 до 8 работ, но рекомендуется размещать от 3 до 6.

Прямоугольники на диаграмме обычно располагаются по диагонали от левого верхнего угла к правому нижнему. Такой порядок называется доминированием. По замыслу, первой располагается самая важная работа, выполняемая первой. В реальности же это доминирование очень условно, а работы в целом могут выполнятся одновременно, последовательно, в разной длительностью цикла исполнения и т.д. Такие подробности в данной нотации не отображаются.

Другой тип объектов – стрелки. Стрелки представляют собой некую информацию или материальные ресурсы и материалы, которыми могут обмениваться работы между собой (внутренние стрелки), а также система с внешней средой (граничные стрелки).

Существует пять типов стрелок (кроме своей сущности, каждый тип отличается еще локацией по отношению к работе):

  • Вход (input) – материал и/или информация, которые используются работой для производства продукта (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одного входа. Стрелка входа рисуется, как входящая в левую грань прямоугольника, обозначающего работу. На рисунке 2 к таким стрелкам относятся, например:
    • «Товар на складе» к работе «Комплектовать товар» это материальный ресурс, которые в ходе выполнения данной работы преобразуется в продукт «Собранный товар».
    • «Заявки от клиентов» — к работе «Принимать и обрабатывать доставки» — это информационный ресурс, который используется в ходе данной работы для формирования двух планов по доставке и комплектованию. В реальности для формирования  планов еще необходимая информация о свободных мощностях склада и службы доставки (далее на схеме СД), но я,  чтобы не перегружать схему, будем условно считать, что эта информация присутствует в EMR, где периодически обновляется в режиме реального времени.
    • «Отчет о комплектовании» к работе «Доставлять товар» — это информация, которая поступает из одной работы по комплектации товара в другую работу по доставке товара для того, чтобы просигнализировать о том, что товар собран и можно подавать автомобиль на загрузку.

 

  • Управление (control) – различная управляющая информация постоянного или оперативного характера (регламенты, стандарты, чертежи, планы, чертежи, приказы и т.д.). Каждая работа должна иметь хотя бы одну управляющую стрелку. Данный тип стрелок входит в прямоугольник, обозначающий работу, сверху. На первый взгляд на рисунке 2 к таким стрелкам относятся только различные регламенты – правила компании в соответствии, с которыми данные работы выполняются. Если же немного присмотрится, то можно заметить, что если «Отчет о комплектовании» для работы «Доставлять товар» действительно всего лишь информация о готовности товара в погрузке, но не распоряжение, то вход «План доставок» на самом деле является стрелкой управления и должен входить в прямоугольник сверху. То же самое относится и к «Плану комплектования». В дальнейшем я исправлю это ошибку. Иногда возникает проблема определить, чем является стрелка – входом или управлением. Если то, что обозначает стрелка, в ходе работы преобразуется или не несет сугубо информационную функцию – это вход. Обратите внимание, что для работ по преобразованию планов (стратегий, регламентов и т.д.), эти самые планы (стратегии, регламенты и т.д.) будут не управлением, как для других работ, а входом.

 

  • Выход (output) – материал или информация, которая производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы один выход. Выход — рисуется как выходящая стрелка из правого ребра прямоугольника. На нашем рисунке 2 выходами являются, например:
    • «Собранный товар» для работы «Комплектовать товар», выход который получается в ходе выполнения данной работы из входа «Товар на складе»;
    • «Доставленный товар» для работы «Доставлять товар», выход который получает клиент в ходе выполнения данной работы.

 

  • Механизм (mechanism) – это ресурсы, которые используются в ходе выполнения работы. Это могут быть механизмы, станки, персонала, программное обеспечение, автомобили и т.д. Данный тип стрелок входят в прямоугольник снизу. По усмотрению аналитика данные стрелки могут и не отображаться на схеме.  Механизмы и другие ресурсы, которые преобразуются в ходе работы, например поломанный или модернизируемый станок для работы по ремонту или модернизации оборудования, будет входом, а не механизмом. В нашем примере к механизмам относятся: персонал, EMR, складская техника, складской комплекс, транспорт.
  • Вызов (call) –стрелка, указывающая на другой вариант выполнения работы, рисуется как исходящая из нижней грани прямоугольника. Используется для указания того, что некоторая работа выполняется за пределами описываемой системы. В некоторых программный средствах (например AllFusion PM) стрелки вызова используются для слияния и разделения различных моделей. На рисунке 3 стрелка вызова «Передача доставки на аутсорсинг» обозначает, что при определённом сценарии развития событий доставка будет выполнять силами внешнего исполнителя, в соответствии с другой моделью выполнения работ.

i3

Рисунок 3. Пример стрелки типа Вызов.

Продолжение следует.

© Сагалович Александр

Минск. Октябрь 2014.

 

Добавить комментарий